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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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In diesem Artikel erfahren sowohl Eigentümer als auch Verwaltungen, was es bei einem Verwalterwechsel zu beachten gibt.
Wie genau läuft der Verwalterwechsel bei Eigentümergemeinschaften ab? Wie können diese den Vertrag mit der aktuellen Verwaltung beenden und wie wird eine neue bestellt? Welche neuen gesetzlichen Regelungen hält das modernisierte WEG-Gesetz bereit? Worauf ist zu achten?
Ist auf Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) alles vorbereitet, muss im Rahmen eines Verwalterwechsels eine Übergabe zwischen altem und neuem Verwalter stattfinden. Dabei kommt es leider manchmal zu Reibungspunkten. Eine strittige Frage ist immer wieder, welche Unterlagen in welcher Form übergeben werden müssen? Wir erklären Ihnen außerdem, wie Objektübergaben stressfrei und digital ablaufen können!
Inhalt
Ein Verwalterwechsel bezeichnet den Prozess, bei dem ein bestehender Verwalter durch einen neuen Verwalter ersetzt wird. Die Gründe, die Hausverwaltung zu wechseln, können vielfältig sein. Unzufriedenheit, Meinungsdifferenzen, Pflichtverstöße oder mangelnde Bereitschaft, sich zu digitalisieren, können auf Eigentümerseite den Wunsch nach einer neuen Verwaltung wecken. Aber auch auf Seiten der Verwaltung gibt es genug Gründe, sich von einer WEG zu trennen, wie bspw. Verkleinerung des Bestandes oder Geschäftsaufgabe.
Trotz wachsender Unzufriedenheit zwischen Eigentümergemeinschaft und bestellter Verwaltung wird häufig ein Verwalterwechsel gescheut. Ein Wechsel der Immobilienverwaltung kann jedoch allen Beteiligten erhebliche Vorteile bringen. Wenn ein neuer Verwalter an Bord kommt, werden üblicherweise laufende Projekte und Verfahren überprüft, um eine reibungslose Verwaltung und Instandhaltung sicherzustellen. Außerdem besteht die Chance, dass neue Technologien und Methoden zur Vereinfachung der Verwaltung und Effizienzsteigerung eingeführt werden. Schließlich können Eigentümer und Mieter durch den Wechsel auch von einer besseren Kommunikation und einer größeren Transparenz profitieren. Die gute Nachricht für alle Eigentümergemeinschaften: Der Verwalterwechsel ist insbesondere seit dem neuen WEG-Gesetz recht einfach umsetzbar.
Aber auch für überarbeitete Verwalter kann es zur Entspannung im Arbeitsalltag führen, sich von Altlasten zu trennen. Das gilt sowohl für konfliktbehaftete und nervenraubende Kundenbeziehungen als auch für unrentable Verwaltungsaufträge, die keinen Gewinn erwirtschaften.
Ist der Wunsch nach einem Wechsel der Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gereift, ist die aktuelle Verwaltung nach den gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen abzuberufen und der Verwaltervertrag zu kündigen.
Wichtig zu wissen ist, dass die Verwalterbestellung und der Vertrag losgelöst voneinander zu betrachten sind. Das neue WEG-Gesetz findet in § 26 Abs. 3 klare Worte zum Thema Abberufung und Vertragsbeendigung:
„Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“
Der Gesetzgeber hat der Eigentümergemeinschaft damit eine große Erleichterung eingeräumt. Zum einen ist die Abberufung jederzeit (ohne wichtigen Grund) möglich, zum anderen endet der Verwaltervertrag automatisch spätestens nach 6 Monaten. Gibt es vertraglich eine kürzere ordentliche Frist, kann durch Kündigung davon Gebrauch gemacht werden.
Liegt der Grund des Verwalterwechsels in einer vorangegangenen erheblichen Pflichtverletzung, wie bspw. die Veruntreuung von Geldern, kann der Vertrag außerordentlich, also fristlos, aus wichtigem Grund nach den Bestimmungen aus § 626 BGB gekündigt werden. Ist dies der Fall, sollten Sie unverzüglich nach Kenntnisnahme der Pflichtverletzung handeln!
Sowohl für die Abberufung der Immobilienverwaltung als auch für die Kündigung des Vertrages benötigt es einen separaten Beschluss durch die Wohnungseigentümer. Lassen Sie die Themen auf die Tagesordnung für die nächste ordentliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung setzen. Oder veranlassen Sie einen Umlaufbeschluss. Seien Sie sich dabei aber bewusst, dass alle Eigentümer ab- und auch zustimmen müssen (Allstimmigkeit). Im Rahmen der Versammlung reicht eine einfache Mehrheit für die Beschlussfassung aus.
Aber nicht nur die Abberufung und Kündigung gilt es vorzubereiten, auch die Auswahl und Bestellung der Folgeverwaltung steht auf dem Plan. So sollten Sie sich drei Angebote neuer Verwaltungen einholen. Am besten erstellen Sie eine Checkliste, was Ihrer Eigentümergemeinschaft für den Verwalterwechsel besonders wichtig ist. Im heutigen digitalen Zeitalter sehen wir es bspw. als Pflicht an, dass die Verwaltung ein modernes Kundenportal mit Service-App, auch CRM Software genannt, zur Verfügung stellt. Damit haben Eigentümer und Mieter rund um die Uhr alle wichtigen Informationen zu Ihrer Immobilie parat. Falls auch Sie Ihre Briefe lieber digital erhalten, sollte die Verwaltung ebenfalls ein Elektronisches Postfach für den rechtssicheren Empfang von digitalen Unterlagen in dem Onlineportal bereitstellen.
Im Rahmen der Versammlung oder der Beschlussverfassung im Umlaufverfahren stimmt die Gemeinschaft nun also im Idealfall über Folgendes ab:
Damit ist der Verwalterwechsel in die Wege geleitet. Als nächstes müssen zum vereinbarten Zeitpunkt die Unterlagen der WEG vom alten an den neuen Verwalter übertragen werden, dazu gleich mehr.
Digitale Immobilienverwaltung
Nicht nur die Eigentümergemeinschaft kann einen Verwalterwechsel initiieren, sondern genauso die aktuelle Verwaltung. Auch für die Hausverwaltungen gilt der Trennungsgrundsatz zwischen dem Verwalteramt und dem Verwaltervertrag. Die Kündigung des Vertrages richtet sich nach den vereinbarten Fristen oder falls nichts vereinbart, nach den Grundsätzen des BGB (Vorschriften zum Dienstvertrag nach § 621 nach BGB). Das Verwalteramt kann grundsätzlich jederzeit niedergelegt werden. Damit ist die Verwaltung unmittelbar von ihren Pflichten freigestellt.
Erfolgte die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund oder zur Unzeit, kommen Schadensersatzansprüche, z. B. eine höhere Vergütung des Neuverwalters, Kosten einer zusätzlichen Eigentümerversammlung oder die Kosten von Preissteigerungen aufgrund von Terminverschiebungen beschlossener und eilbedürftige Sanierungsmaßnahmen, in Betracht.
Anders sieht es aus, wenn die Hausverwaltung wegen eines Verschuldens der Eigentümergemeinschaft aus wichtigem Grund kündigt und das Amt niederlegt. Dann hat die Verwaltung das Recht, weitere Vergütungsansprüche bzw. Schadenersatzansprüche zu erheben.
Bei der Amtsniederlegung und Kündigung handelt es sich um eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung des Verwalters. Ist die Erklärung der Eigentümergemeinschaft zugegangen, müssen diese sich um eine Nachfolgeverwaltung bemühen. Ist der neue Verwalter gewählt, steht im Rahmen des Verwalterwechsels die Übergabe der Unterlagen und Informationen auf dem Plan. Dazu unten mehr.
Immer wieder kommt die Frage auf, welche Verwaltung bei einem Verwalterwechsel für die Abrechnung des Vorjahres zuständig ist. Gemäß § 28 Abs. 2 WEG entsteht die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung nach Ablauf eines Kalenderjahres. Somit ist der Verwalter für die Abrechnung des Vorjahres zuständig, der im Amt war, als die Abrechnungspflicht entstand. Folglich ist bei einem Verwalterwechsel im laufenden Wirtschaftsjahr der alte Verwalter für das Vorjahr und der neue Verwalter für das laufende Jahr zuständig. Die Abrechnungspflicht geht demnach nicht mit dem Verwalterwechsel vom alten Verwalter auf den neuen über.
Kurz gesagt ist die alte Verwaltung bei einem Verwalterwechsel dazu verpflichtet, alle Verwaltungsunterlagen und Vermögensgegenstände herauszugeben. Dabei handelt es sich allerdings nicht um eine sogenannte Bringschuld, sondern um eine Holschuld. Das bedeutet, der frühere Verwalter muss die Unterlagen dem neuen Verwalter oder der Eigentümergemeinschaft nicht aktiv überbringen. Es reicht, wenn die Unterlagen zur Abholung bereitgestellt werden. Wichtig ist auch, dass die Vorverwaltung beim Verwalterwechsel kein Zurückbehaltungsrecht zusteht. Es müssen sämtliche (Original)-Unterlagen herausgegeben werden. Das betrifft sowohl Dokumente in Papier als auch in elektronischer Form.
Im Rahmen der Immobilienverwaltung fällt eine Vielzahl an Unterlagen an. Ein Übergabeprotokoll für den Verwalterwechsel parat zu haben, ist deshalb zu empfehlen. Damit kann kontrolliert werden, ob alle wichtigen Dokumente übergeben worden sind.
Folgend einige Beispiele:
Eine Checkliste bzw. Übergabeprotokoll zum Verwalterwechsel finden Sie vom VDIV Hessen hier.
Viele Verwaltungen kennen das Problem unstrukturierter Übergaben von Unterlagen. Das kann so weit reichen, dass der Nachfolgeverwalter sich durch eine lose Blattsammlung wühlen muss. Aber auch die digitale Übergabe von Objekt-Stammdaten aus gängigen Verwaltungs-Softwareprogrammen ist häufig eine Herausforderung. Fehlende Standards führen leider dazu, dass eine einfache Übertragung der Daten zwischen den Systemen im Rahmen eines Verwalterwechsels nicht möglich ist.
Anders sieht es bei der Software etg24 aus. Hier wurde eine Objektübergabe in der Softwarearchitektur von Beginn an vorgesehen. Mit etg24 besteht die einzigartige Möglichkeit, ein Objekt und damit alle Daten, die bisher eingepflegt wurden, in ein anderes etg24 Portal zu übertragen.
Der Schlüssel zur einfachen Übergabe von Unterlagen und Daten bei einem Verwalterwechsel ist eine hohe Digitalisierung und Standardisierung. Sie beginnt für alle Beteiligten mit einer einheitlichen Datenstruktur wie beim Portal etg24. Nur so können später Daten zwischen Verwaltungen einfach ausgetauscht werden. Eine solche Vereinheitlichung erfordert fachliches Know-how und viel Disziplin bei der Software-Konzeption. In den letzten Jahren haben sich die Objektübertragungen über die Online-Plattform etg24 jedes Jahr verdoppelt. Insbesondere Eigentümer und Mieter finden sich sofort zurecht und können trotz Verwalterwechsel nahtlos auf alle Unterlagen digital zugreifen.
Lesen Sie im folgenden Artikel den Praxisbericht zur stressfreien Objektübergabe mit etg24.
Ein Verwalterwechsel ist gar nicht so kompliziert, wie Eigentümergemeinschaften vielleicht vermuten. Außerdem ist es die Chance eine neue Verwaltung auszuwählen, die auch in Sachen Digitalisierung in der ersten Liga spielt. Die Software etg24 ist die Lösung für alle digitalen Hausverwaltungen, die ihren Eigentümern hervorragenden Service und volle Transparenz bieten. Von der Dokumentenbereitstellung, über die Kommunikation bis zur Eigentümerversammlung online ist mit dem Onlineportal etg24 alles möglich.
Ein Verwalterwechsel bezeichnet den Austausch eines bestehenden Verwalters gegen einen neuen Verwalter. Die Gründe für einen Wechsel können vielfältig sein, wie Unzufriedenheit, Meinungsverschiedenheiten, Pflichtverstöße oder mangelnde Bereitschaft zur Digitalisierung.Auch auf Seiten der Verwaltung gibt es Gründe für eine Trennung von einer WEG, wie zum Beispiel Bestandsverkleinerung oder Geschäftsaufgabe.
Beim Verwalterwechsel müssen alle Verwaltungsunterlagen und Vermögensgegenstände übergeben werden. Der frühere Verwalter hat eine Holschuld, d.h., die Unterlagen müssen zur Abholung bereitgestellt werden. Es besteht kein Zurückbehaltungsrecht. Eine Checkliste oder Übergabeprotokoll kann helfen, die Übergabe zu kontrollieren. Bei der Software etg24 ist eine einfache Übertragung der Daten möglich.
Gemäß § 28 Abs. 2 WEG ist der Verwalter für die Erstellung der Jahresabrechnung zuständig, wenn die Abrechnungspflicht nach Ablauf eines Kalenderjahres entstanden ist. Bei einem Verwalterwechsel im laufenden Wirtschaftsjahr ist der alte Verwalter für das Vorjahr und der neue Verwalter für das laufende Jahr zuständig. Die Abrechnungspflicht geht nicht automatisch vom alten auf den neuen Verwalter über.
in Verwalterwechsel für Eigentümer umfasst die Abberufung und Kündigung der aktuellen Verwaltung sowie die Auswahl und Bestellung einer neuen Verwaltung. Nach den entsprechenden Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft werden die Unterlagen an den neuen Verwalter übergeben, um den Wechsel durchzuführen.
Die WEG-Abrechnung analysiert die angefallenen Kosten und die erzielten Einnahmen einer WEG für das vorangegangene Wirtschaftsjahr. Sie dient damit, gemeinsam mit dem Wirtschaftsplan, der Sicherung der Liquidität der Gemeinschaft. Wirtschaftsplan und WEG-Abrechnung weisen daher an einigen Stellen Parallelen auf. Welche das sind, und wo gegebenenfalls Unterschiede bestehen, wird in diesem Blogbeitrag erläutert.
Probleme müssen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gemeinsam erörtert und gelöst werden. Um unterschiedliche Vorstellungen zusammenzubringen und möglichst die Interessen aller Eigentümer wahrnehmen zu können, entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft in Form von Beschlüssen. Wie Beschlüsse zu Stande kommen, welche Art von Beschlüssen es gibt und wie die Beschlussfassung in einer WEG abläuft, wird in diesem Beitrag erläutert.
Die Instandhaltung, Reparatur aber auch die reine Bewohnung eines Objekts verursachen Kosten, welche durch Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft gedeckt werden müssen. Um die erforderlichen Einnahmen auf die anfallenden Kosten abstimmen und die Liquidität der Gemeinschaft sicherstellen zu können, ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Wie genau ein solcher Wirtschaftsplan aussieht, wer für die Erstellung verantwortlich ist, und welche sonstigen Anforderungen einzuhalten sind, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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