Der Verwalterwechsel in Wohnungseigentümergemeinschaften

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Verwalterwechsel souverän meistern

In diesem Artikel erfahren sowohl Eigentümer als auch Verwaltungen, was es bei einem Verwalterwechsel zu beachten gibt.

Wie genau läuft der Verwalterwechsel bei Eigentümergemeinschaften ab? Wie können diese den Vertrag mit der aktuellen Verwaltung beenden und wie wird eine neue bestellt? Welche neuen gesetzlichen Regelungen hält das modernisierte WEG-Gesetz bereit? Worauf ist zu achten? 

Ist auf Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) alles vorbereitet, muss im Rahmen eines Verwalterwechsels eine Übergabe zwischen altem und neuem Verwalter stattfinden. Dabei kommt es leider manchmal zu Reibungspunkten. Eine strittige Frage ist immer wieder, welche Unterlagen in welcher Form übergeben werden müssen? Wir erklären Ihnen außerdem, wie Objektübergaben stressfrei und digital ablaufen können!

 

Was versteht man unter einem Verwalterwechsel?

Ein Verwalterwechsel bezeichnet den Prozess, bei dem ein bestehender Verwalter durch einen neuen Verwalter ersetzt wird. Die Gründe, die Hausverwaltung zu wechseln, können vielfältig sein. Unzufriedenheit, Meinungsdifferenzen, Pflichtverstöße oder mangelnde Bereitschaft, sich zu digitalisieren, können auf Eigentümerseite den Wunsch nach einer neuen Verwaltung wecken. Aber auch auf Seiten der Verwaltung gibt es genug Gründe, sich von einer WEG zu trennen, wie bspw. Verkleinerung des Bestandes oder Geschäftsaufgabe. 

Welche Vorteile bietet ein Verwalterwechsel für alle Beteiligten einer Immobilie?

Trotz wachsender Unzufriedenheit zwischen Eigentümergemeinschaft und bestellter Verwaltung wird häufig ein Verwalterwechsel gescheut. Ein Wechsel der Immobilienverwaltung kann jedoch allen Beteiligten erhebliche Vorteile bringen. Wenn ein neuer Verwalter an Bord kommt, werden üblicherweise laufende Projekte und Verfahren überprüft, um eine reibungslose Verwaltung und Instandhaltung sicherzustellen. Außerdem besteht die Chance, dass neue Technologien und Methoden zur Vereinfachung der Verwaltung und Effizienzsteigerung eingeführt werden. Schließlich können Eigentümer und Mieter durch den Wechsel auch von einer besseren Kommunikation und einer größeren Transparenz profitieren. Die gute Nachricht für alle Eigentümergemeinschaften: Der Verwalterwechsel ist insbesondere seit dem neuen WEG-Gesetz recht einfach umsetzbar. 

Aber auch für überarbeitete Verwalter kann es zur Entspannung im Arbeitsalltag führen, sich von Altlasten zu trennen. Das gilt sowohl für konfliktbehaftete und nervenraubende Kundenbeziehungen als auch für unrentable Verwaltungsaufträge, die keinen Gewinn erwirtschaften. 

Wie läuft ein Verwalterwechsel für Eigentümer ab?

Abberufung und Kündigung vorbereiten

Ist der Wunsch nach einem Wechsel der Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gereift, ist die aktuelle Verwaltung nach den gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen abzuberufen und der Verwaltervertrag zu kündigen. 

Wichtig zu wissen ist, dass die Verwalterbestellung und der Vertrag losgelöst voneinander zu betrachten sind. Das neue WEG-Gesetz findet in § 26 Abs. 3 klare Worte zum Thema Abberufung und Vertragsbeendigung:

„Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“

Der Gesetzgeber hat der Eigentümergemeinschaft damit eine große Erleichterung eingeräumt. Zum einen ist die Abberufung jederzeit (ohne wichtigen Grund) möglich, zum anderen endet der Verwaltervertrag automatisch spätestens nach 6 Monaten. Gibt es vertraglich eine kürzere ordentliche Frist, kann durch Kündigung davon Gebrauch gemacht werden. 

Liegt der Grund des Verwalterwechsels in einer vorangegangenen erheblichen Pflichtverletzung, wie bspw. die Veruntreuung von Geldern, kann der Vertrag außerordentlich, also fristlos, aus wichtigem Grund nach den Bestimmungen aus § 626 BGB gekündigt werden. Ist dies der Fall, sollten Sie unverzüglich nach Kenntnisnahme der Pflichtverletzung handeln! 

Sowohl für die Abberufung der Immobilienverwaltung als auch für die Kündigung des Vertrages benötigt es einen separaten Beschluss durch die Wohnungseigentümer. Lassen Sie die Themen auf die Tagesordnung für die nächste ordentliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung setzen. Oder veranlassen Sie einen Umlaufbeschluss. Seien Sie sich dabei aber bewusst, dass alle Eigentümer ab- und auch zustimmen müssen (Allstimmigkeit). Im Rahmen der Versammlung reicht eine einfache Mehrheit für die Beschlussfassung aus. 

Angebote von neuen Hausverwaltungen einholen

Aber nicht nur die Abberufung und Kündigung gilt es vorzubereiten, auch die Auswahl und Bestellung der Folgeverwaltung steht auf dem Plan. So sollten Sie sich drei Angebote neuer Verwaltungen einholen. Am besten erstellen Sie eine Checkliste, was Ihrer Eigentümergemeinschaft für den Verwalterwechsel besonders wichtig ist. Im heutigen digitalen Zeitalter sehen wir es bspw. als Pflicht an, dass die Verwaltung ein modernes Kundenportal mit Service-App, auch CRM Software genannt, zur Verfügung stellt. Damit haben Eigentümer und Mieter rund um die Uhr alle wichtigen Informationen zu Ihrer Immobilie parat. Falls auch Sie Ihre Briefe lieber digital erhalten, sollte die Verwaltung ebenfalls ein Elektronisches Postfach für den rechtssicheren Empfang von digitalen Unterlagen in dem Onlineportal bereitstellen.

Beschlüsse fassen

Im Rahmen der Versammlung oder der Beschlussverfassung im Umlaufverfahren stimmt die Gemeinschaft nun also im Idealfall über Folgendes ab: 

  • Die Abberufung der aktuellen Verwaltung
  • Die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages (falls eine kürzere Kündigungsfrist als 6 Monate im Vertrag vereinbart ist)
  • Die Auswahl des neuen Verwalters auf Basis der eingeholten Angebote
  • Die Bestellung und den Verwaltervertrag der gewählten neuen Verwaltung

Damit ist der Verwalterwechsel in die Wege geleitet. Als nächstes müssen zum vereinbarten Zeitpunkt die Unterlagen der WEG vom alten an den neuen Verwalter übertragen werden, dazu gleich mehr. 

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Wie läuft ein Verwalterwechsel für Hausverwaltungen ab?

Nicht nur die Eigentümergemeinschaft kann einen Verwalterwechsel initiieren, sondern genauso die aktuelle Verwaltung. Auch für die Hausverwaltungen gilt der Trennungsgrundsatz zwischen dem Verwalteramt und dem Verwaltervertrag. Die Kündigung des Vertrages richtet sich nach den vereinbarten Fristen oder falls nichts vereinbart, nach den Grundsätzen des BGB (Vorschriften zum Dienstvertrag nach § 621 nach BGB). Das Verwalteramt kann grundsätzlich jederzeit niedergelegt werden. Damit ist die Verwaltung unmittelbar von ihren Pflichten freigestellt. 

Erfolgte die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund oder zur Unzeit, kommen Schadensersatzansprüche, z. B. eine höhere Vergütung des Neuverwalters, Kosten einer zusätzlichen Eigentümerversammlung oder die Kosten von Preissteigerungen aufgrund von Terminverschiebungen beschlossener und eilbedürftige Sanierungsmaßnahmen, in Betracht.  

Anders sieht es aus, wenn die Hausverwaltung wegen eines Verschuldens der Eigentümergemeinschaft aus wichtigem Grund kündigt und das Amt niederlegt. Dann hat die Verwaltung das Recht, weitere Vergütungsansprüche bzw. Schadenersatzansprüche zu erheben. 

Bei der Amtsniederlegung und Kündigung handelt es sich um eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung des Verwalters. Ist die Erklärung der Eigentümergemeinschaft zugegangen, müssen diese sich um eine Nachfolgeverwaltung bemühen. Ist der neue Verwalter gewählt, steht im Rahmen des Verwalterwechsels die Übergabe der Unterlagen und Informationen auf dem Plan. Dazu unten mehr. 

Was ist noch bei einem Verwalterwechsel zu beachten?

Immer wieder kommt die Frage auf, welche Verwaltung bei einem Verwalterwechsel für die Abrechnung des Vorjahres zuständig ist. Gemäß § 28 Abs. 2 WEG entsteht die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung nach Ablauf eines Kalenderjahres. Somit ist der Verwalter für die Abrechnung des Vorjahres zuständig, der im Amt war, als die Abrechnungspflicht entstand. Folglich ist bei einem Verwalterwechsel im laufenden Wirtschaftsjahr der alte Verwalter für das Vorjahr und der neue Verwalter für das laufende Jahr zuständig. Die Abrechnungspflicht geht demnach nicht mit dem Verwalterwechsel vom alten Verwalter auf den neuen über. 

Welche Unterlagen müssen beim Verwalterwechsel übergeben werden?

Kurz gesagt ist die alte Verwaltung bei einem Verwalterwechsel dazu verpflichtet, alle Verwaltungsunterlagen und Vermögensgegenstände herauszugeben. Dabei handelt es sich allerdings nicht um eine sogenannte Bringschuld, sondern um eine Holschuld. Das bedeutet, der frühere Verwalter muss die Unterlagen dem neuen Verwalter oder der Eigentümergemeinschaft nicht aktiv überbringen. Es reicht, wenn die Unterlagen zur Abholung bereitgestellt werden. Wichtig ist auch, dass die Vorverwaltung beim Verwalterwechsel kein Zurückbehaltungsrecht zusteht. Es müssen sämtliche (Original)-Unterlagen herausgegeben werden. Das betrifft sowohl Dokumente in Papier als auch in elektronischer Form.

Im Rahmen der Immobilienverwaltung fällt eine Vielzahl an Unterlagen an. Ein Übergabeprotokoll für den Verwalterwechsel parat zu haben, ist deshalb zu empfehlen. Damit kann kontrolliert werden, ob alle wichtigen Dokumente übergeben worden sind.

Folgend einige Beispiele:

  • Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Hausordnung
  • Eigentümerliste
  • Versammlungsprotokolle und Beschluss-Sammlung
  • Versicherungspolicen
  • Brandschutz- und Bauunterlagen
  • Verträge
  • Bedienungsanleitungen und sonstige technischen Beschreibungen

 

Eine Checkliste bzw. Übergabeprotokoll zum Verwalterwechsel finden Sie vom VDIV Hessen hier.

Viele Verwaltungen kennen das Problem unstrukturierter Übergaben von Unterlagen. Das kann so weit reichen, dass der Nachfolgeverwalter sich durch eine lose Blattsammlung wühlen muss. Aber auch die digitale Übergabe von Objekt-Stammdaten aus gängigen Verwaltungs-Softwareprogrammen ist häufig eine Herausforderung. Fehlende Standards führen leider dazu, dass eine einfache Übertragung der Daten zwischen den Systemen im Rahmen eines Verwalterwechsels nicht möglich ist.

Anders sieht es bei der Software etg24 aus. Hier wurde eine Objektübergabe in der Softwarearchitektur von Beginn an vorgesehen. Mit etg24 besteht die einzigartige Möglichkeit, ein Objekt und damit alle Daten, die bisher eingepflegt wurden, in ein anderes etg24 Portal zu übertragen.

Was zeichnet den digitalen Verwalterwechsel von etg24 besonders aus?

Der Schlüssel zur einfachen Übergabe von Unterlagen und Daten bei einem Verwalterwechsel ist eine hohe Digitalisierung und Standardisierung. Sie beginnt für alle Beteiligten mit einer einheitlichen Datenstruktur wie beim Portal etg24. Nur so können später Daten zwischen Verwaltungen einfach ausgetauscht werden. Eine solche Vereinheitlichung erfordert fachliches Know-how und viel Disziplin bei der Software-Konzeption. In den letzten Jahren haben sich die Objektübertragungen über die Online-Plattform etg24 jedes Jahr verdoppelt. Insbesondere Eigentümer und Mieter finden sich sofort zurecht und können trotz Verwalterwechsel nahtlos auf alle Unterlagen digital zugreifen.

Lesen Sie im folgenden Artikel den Praxisbericht zur stressfreien Objektübergabe mit etg24.

Fazit zum Verwalterwechsel

Ein Verwalterwechsel ist gar nicht so kompliziert, wie Eigentümergemeinschaften vielleicht vermuten. Außerdem ist es die Chance eine neue Verwaltung auszuwählen, die auch in Sachen Digitalisierung in der ersten Liga spielt. Die Software etg24 ist die Lösung für alle digitalen Hausverwaltungen, die ihren Eigentümern hervorragenden Service und volle Transparenz bieten. Von der Dokumentenbereitstellung, über die Kommunikation bis zur Eigentümerversammlung online ist mit dem Onlineportal etg24 alles möglich.

FAQ zum Thema Verwalterwechsel

Ein Verwalterwechsel bezeichnet den Austausch eines bestehenden Verwalters gegen einen neuen Verwalter. Die Gründe für einen Wechsel können vielfältig sein, wie Unzufriedenheit, Meinungsverschiedenheiten, Pflichtverstöße oder mangelnde Bereitschaft zur Digitalisierung.Auch auf Seiten der Verwaltung gibt es Gründe für eine Trennung von einer WEG, wie zum Beispiel Bestandsverkleinerung oder Geschäftsaufgabe.

Beim Verwalterwechsel müssen alle Verwaltungsunterlagen und Vermögensgegenstände übergeben werden. Der frühere Verwalter hat eine Holschuld, d.h., die Unterlagen müssen zur Abholung bereitgestellt werden. Es besteht kein Zurückbehaltungsrecht. Eine Checkliste oder Übergabeprotokoll kann helfen, die Übergabe zu kontrollieren. Bei der Software etg24 ist eine einfache Übertragung der Daten möglich.

Gemäß § 28 Abs. 2 WEG ist der Verwalter für die Erstellung der Jahresabrechnung zuständig, wenn die Abrechnungspflicht nach Ablauf eines Kalenderjahres entstanden ist. Bei einem Verwalterwechsel im laufenden Wirtschaftsjahr ist der alte Verwalter für das Vorjahr und der neue Verwalter für das laufende Jahr zuständig. Die Abrechnungspflicht geht nicht automatisch vom alten auf den neuen Verwalter über.

in Verwalterwechsel für Eigentümer umfasst die Abberufung und Kündigung der aktuellen Verwaltung sowie die Auswahl und Bestellung einer neuen Verwaltung. Nach den entsprechenden Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft werden die Unterlagen an den neuen Verwalter übergeben, um den Wechsel durchzuführen.

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin